Procedimiento para solicitar viajes urgentes

Para solicitar viajes urgentes como cliente empresarial a su agencia de viajes corporativos, es fundamental seguir un procedimiento claro que garantice una respuesta rápida y eficaz. 

A continuación, se presenta una guía paso a paso para realizar este tipo de solicitudes:

• En primer lugar, identifique la urgencia y recopile toda la información relevante sobre el viaje. Esto incluye el destino, las fechas y horarios de salida y regreso, el motivo del viaje, los datos de los pasajeros y cualquier requerimiento especial, como preferencias de aerolínea, alojamiento, transporte terrestre, alimentación o necesidades médicas específicas. Disponer de estos datos desde el inicio agiliza el proceso y evita retrasos en la gestión de la solicitud.
   
• En segundo lugar, comuníquese de inmediato con su ejecutivo de cuenta o el canal de contacto prioritario de la agencia de viajes corporativos. Utilice los medios más rápidos disponibles, como teléfono directo, correo electrónico prioritario o plataformas de mensajería instantánea habilitadas por la agencia. Indique claramente en el asunto o al inicio del mensaje que se trata de una solicitud urgente, para que reciba la atención prioritaria que requiere.
   
• A continuación, envíe toda la documentación necesaria de forma digitalizada y en un solo envío. Esto puede incluir identificaciones oficiales, pasaportes, visas, autorizaciones empresariales y cualquier otro documento relevante para la emisión de boletos y reservas. Adjuntar toda la información en el primer contacto permite que la agencia procese la solicitud sin demoras adicionales.
   
• Posteriormente, manténgase disponible para responder consultas adicionales. Es posible que la agencia necesite aclarar ciertos detalles o confirmar preferencias antes de finalizar las reservas. Responder de manera ágil a estas solicitudes contribuirá a que el proceso se complete en el menor tiempo posible.

Una vez recibida la confirmación de las reservas y los servicios solicitados, revise cuidadosamente todos los detalles proporcionados por la agencia. Verifique que los nombres, fechas, horarios y demás datos sean correctos, y comunique cualquier error o discrepancia de inmediato para que pueda ser corregido antes del inicio del viaje.

Finalmente, solicite a la agencia los datos de contacto para asistencia durante el viaje, en caso de que surjan imprevistos o cambios de último minuto. Asegúrese de contar con números de emergencia y correos electrónicos de soporte disponibles las 24 horas, especialmente si el viaje es internacional o involucra varios destinos.